Khi nào là thời điểm thích hợp mà các doanh nghiệp cần Khai vấn ?

Có một điều mà khá nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay hay hiểu lầm là khai vấn cũng giống như một “huấn luyện viên” trong thể thao, tức là khuyên, là cầm tay chỉ việc. Thế nhưng trong thực tế, “khuyên” là hoạt động chính của tư vấn (consulting), cố vấn (mentoring) nhiều hơn.

Bản chất của khai vấn là đặt câu hỏi để người nghe tự đi tìm câu trả lời từ chính mình. Các chuyên gia khai vấn chủ yếu là những nhà lãnh đạo cấp cao, những chủ doanh nghiệp, đại đa số đã có vốn sống và kiến thức nhất định. Đã thông qua đào tạo, có đầy đủ lượng thông tin, công cụ cũng như năng lượng để đưa ra những quyết định sáng suốt cho người khác.

Coaching (Khai vấn) là gì?

Có thể hiểu nôm na Khai vấn là “Khai” trong khai thác và “Vấn” trong vấn đáp, nghĩa là một chuyên gia sẽ đặt ra câu hỏi để Khai thác các vấn đề của một cá nhân hoặc tổ chức, và rồi giúp chính họ tự trả lời về những vấn đề theo cách mà họ tư duy.

Lúc này người Coach sẽ đứng ở vị trí của khách hàng để quan sát, lắng nghe, đặt câu hỏi, đưa phản hồi để giúp khách hàng có một cái nhìn đa chiều, tổng quát hơn. Kích thích khả năng sáng tạo và từ đó bước ra khỏi lối mòn suy nghĩ hiện tại để tìm được giải pháp cho vấn đề.

Điểm ưu việt của dịch vụ khai vấn

• Khách hàng, người được khai vấn buộc phải gắn kết và có trách nhiệm với công việc
• Mức độ hợp lý và khả thi là rất cao do tính cá nhân hóa cao
• Thông qua khai vấn, khách hàng cũng 1 phần nào đó nâng cao được kiến thức, kĩ năng và khả năng tư duy độc lập của mình
• Mở rộng mối quan hệ trong công việc thông qua các mối quan hệ của người khai vấn

Khi nào là thời điểm thích hợp mà các doanh nghiệp cần Khai vấn ?

Việc sử dụng dịch vụ khai vấn là điều khá thường xuyên của các công ty đa quốc gia như Unilever, BAT, Prudential,…với mục tiêu là cải thiện chất lượng đọi ngũ. Ở Việt Nam, dịch vụ này hiện nay cũng đang dần được phổ biến và tạo dựng được sự tin tưởng nhiều hơn thông qua những chuyên gia đẳng cấp quốc tế.

Dưới đây là 3 vấn đề mà chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc nhân sự nên quan tâm khi triển khai dịch vụ khai vấn cho doanh nghiệp

• Thứ nhất: Doanh nghiệp nên nghĩ tới khai vấn trong 2 trường hợp:

+ Trước hết là khi doanh nghiệp đang gặp phỉa vấn đề trong nội bộ, cụ thể là nhân sự. Ví dụ, mỗi các nhân trong đội ngũ của bạn đều rất có năng lực, tuy nhiên khi hoạt động thành nhóm (team work) thì lại gặp khó khăn trong việc kết nối. Hay cấp quản lý, trưởng phòng trong công ty là một cá thể tài năng, việc quản lý phòng này không coi trọng quản lý phòng kia là điều tất nhiên, dẫn đến việc hiệu suất hoạt động của công ty không đạt tối đa tiềm năng.

+ Trường hợp thứ 2 đến từ việc phát triển công ty. Tất cả mọi thứ đạt hoạt động ổn định, nhưng thứ mà doanh nghiệp cần lúc đó là chất xúc tác để nâng cấp, tiến lên, đạt bước đột phá tiếp theo, phát triển từng cá nhân để doanh nghiệp đi lên.

• Thứ hai: Nên áp dụng khai vấn ở bộ phần nào?

Hiện nay, công việc phòng nhân sự một doanh nghiệp chia làm 3 mảng chính là chính sách lương thưởng, tuyển dụng, đào tạo và phát triển. Việc khai vấn nên tập trung vào mảng đào tạo và phát triển.

Việc của nhà khai vấn là hỗ trợ chủ doanh nghiệp điều hành từng bộ phận, thực hiện những buổi hẹn gặp để có thể trò chuyện và lên kế hoạch để giải quyết vấn đề, xây dựng những bước đi cụ thể để đào tạo và phát triển từng bộ phận có ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty.

Mật độ gặp tùy vào hai bên sắp xếp và kế hoạch phát triển lâu dài của công ty. Trung bình mỗi lần gặp khoảng 45 – 60 phút, đảm bảo được mật độ thường xuyên nhất định và đó gọi là khai vấn nội bộ (internal coaching).

Bên cạnh đó, đối với một số vị trí quan trọng trong doanh nghiệp hoặc mang địa vị xã hội đặc biệt, lãnh đạo cấp cao có thể tìm đến một công ty chuyên cung cấp dịch vụ khai vấn lãnh đạo (execitive coaching) để người được khai vấn thoải mái trao đổi, hay còn gọi là khai vấn từ bên ngoài (external coaching). Đặc trưng về đạo đức và thỏa thuận của khai vấn chính là bảo mật thông tin, nên khi thực hiện dịch vụ khai vấn từ bên ngoài, các chủ doanh nghiệp vẫn cảm thấy dễ chịu, thoải mái đón nhận và dễ có lợi ích từ khai vấn hơn.

• Thứ ba: Làm sao để đo hiệu quả sau khi ứng dụng khai vấn?

Nhìn chung thì khai vấn là quá trình phát triển về lâu dài, xuất phát từ những hành động có được sau những buổi huấn luyện hàng tuần, hàng tháng. Thông thường, doanh nghiệp không đo lường hiệu quả khai vấn sau mỗi buổi, mà là so sánh quá trình thay đổi về doanh thu, con người cũng như hiệu quả công việc mà công ty có được trước và sau khi sử dụng dịch vụ khai vấn.