Overbooking nguy hiểm như thế nào?

Overbooking là một tình huống đầy rủi ro mà người làm dịch vụ luôn cố gắng tránh. Vậy Overbooking là gì, ảnh hưởng của nó ra sao, cũng như làm thế nào để tránh? Hãy tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau của Blue Jay để hiểu rõ hơn nhé.

Overbooking là gì?
Overbooking là tình trạng phòng bán thành công vượt ngưỡng tối đa có thể phục vụ. Vấn đề này thường do hai tình huống sau tạo nên:

• Đầu tiên là tình trạng công suất phòng tăng đột biến, phản ánh nhu cầu và nguồn lực không tương đồng với nhau trong một thời điểm. Đây là tình huống do khách quan mà tạo thành, khi cầu vượt quá cung mà khách sạn có thể đáp ứng.
• Thứ hai là thiếu đồng bộ trong quản lý, khi các khách sạn vận hành OTAs dẫn đến overbooking. Điều này xảy do hệ thống quản lý hiện tại không thể đồng bộ booking, hoặc đồng bộ kém hiệu quả giữa các OTAs. Đây là tình huống chủ quan, do người quản lý không đầu tư nguồn lực, nhận định sai về khả năng của kênh quản lý mình đang sử dụng.

Overbooking là tình trạng phòng bán thành công vượt ngưỡng tối đa có thể phục vụ.

Bên cạnh đó, nhiều khách sạn cũng xem đây là một giải pháp quản lý rủi ro, để tối ưu công suất đặt phòng, giảm tỷ lệ phòng trống trong những trường hợp nhất định. Overbooking như đã nói ở trên, thường được các khách sạn lựa chọn để tối ưu doanh thu bằng cách lấp trước khoảng trống với khách no-show. Tuy vậy, đây không phải là giải pháp hoàn hảo, tồn đọng những tiềm ẩn cực kỳ nguy hiểm cho việc vận hành.

Overbooking nguy hiểm như thế nào?
Rủi ro được nhắc đến ở đây chính là lượng khách no-show – những khách đã đặt phòng, thanh toán nhưng lại không đến. Việc để phòng chờ trong tình huống này, khiến doanh thu của khách sạn bị tác động. Do đó, khách sạn sẽ ước lượng lượng khách no-show (ví dụ 10% trên tổng công suất phòng), và bán vượt 10% công suất hiện tại. Điều này sẽ dẫn đến hai tình huống, theo hai cách vấn đề phát triển như sau:

• Khách noshow nằm trong ước lượng ban đầu, công suất bán vượt lấp được chỗ trống này, doanh thu của khách sạn được bảo toàn.
• Khách no-show thấp hơn ước lượng ban đầu, công suất bán vượt khiến hệ thống phòng ốc bị quá tải, hình ảnh của khách sạn bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Có thêm một tình huống khác là khách no-show cao hơn ước lượng ban đầu, nhưng tình huống này nằm trong việc dự liệu rủi ro, chứ không liên quan đến Overbooking nên sẽ không được nhắc đến.

Như vậy, Overbooking vừa có thể là tình huống ngoài dự liệu, hoặc cũng được toan tính từ trước. Tuy vậy, điều rõ ràng được thể hiện là, tình huống này dù có được toan tính hay không, thì ảnh hưởng tiêu cực vẫn nhiều hơn cả. Vậy làm thế nào để tránh Overbooking trong quản lý khách sạn?

Hạn chế Overbooking như thế nào?
Để hạn chế Overbooking, người quản lý phải dự đoán tỷ lệ khách no-show bằng các yếu tố dưới đây:

• Dữ liệu, lịch sử đặt phòng trước đây, của những khách đã đặt và tổng thể các khách đã đặt. Từ đó dự đoán xu hướng lựa chọn, ra quyết định sẽ đến (show) hay không đến (noshow).
• Công suất phòng sẵn sàng phục vụ, sức chịu đựng của công suất phòng để dự đoán rủi ro quá tải của việc đặt phòng là như thế nào.
• Chính sách đặt cọc, hủy phòng trước một thời điểm nhất định. Điều này nhằm hạn chế việc ảnh hưởng của khách no-show đến mức thấp nhất có thể.
• Các dữ liệu, dự đoán khác trong quá trình vận hành.

Overbooking mất nhiều hơn là được.

Những dữ liệu này không khó để người quản lý có được, bởi với kinh nghiệm và sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, thì thông tin sẽ được cung cấp đầy đủ, chính xác cho mọi người. Bên cạnh đó, những phần mềm quản lý toàn diện khách sạn cũng cung cấp vô cùng chính xác những biến động trong quá trình vận hành. Lựa chọn tốt nhất sẽ là lựa chọn giúp người quản lý giải quyết, tối ưu được nhiều vấn đề nhất trong quá trình vận hành.