Ứng dụng của phần mềm ERP

Phần mềm ERP là phần mềm giúp hỗ trợ doanh nghiệp, công ty, tổ chức vận hành công việc một cách hiệu quả theo một quy trình tiên tiến. Song song đó, phần mềm ERP còn được tích hợp từ nhiều phân hệ tạo thành một quy trình khép kín giúp doanh nghiệp sử dụng hài hòa nguồn tài nguyên của công ty nhằm tối đa hóa lợi nhuận, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.

Để thực hiện được các công việc trên thì phần mềm ERP cần sử dụng một kho dữ liệu chung cho toàn bộ module của hệ thống. Hiện giờ tùy theo nhà phát triển mà ERP bao gồm cả CRM và SCM và một số phân hệ khác. Tuy vậy một phần mềm ERP chuẩn thì tối thiểu cũng phải có hai phân hệ chính là phân hệ kế toán và phân hệ quản lý kho. Đối với ISO là hệ thống chứng từ chuẩn mực của doanh nghiệp dùng làm chuẩn mực để quản lý chất lượng sản xuất và dịch vụ.

Tùy theo từng phiên bản của ISO mà hệ thống này sẽ nhấn mạnh các chức năng khác nhau. Ví dụ như ISO 9000:1987 nhấn mạnh vào việc quản lý chất lượng thông qua tiêu chí định sẵn còn như ISO 9000:1994 thì lại chú trọng về việc dự đoán sai phạm về chất lượng để đưa ra những hoạt động ngăn ngừa, tiêu chuẩn ISO 9000:2000 mang lại sự khác biệt chú trọng vào nhấn mạnh tuân thủ quy trình sản xuất. Theo quá trình phát triển thì ISO đang chạy theo ERP về việc chuẩn hóa quy trình điều hành doanh nghiệp. Khi triển khai ERP trên nền tảng của doanh nghiệp được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn ISO thì công việc triển khai sẽ trở nên nhàn hơn.

Việc này chỉ phù hợp khi doanh nghiệp vận hành công việc theo quy trình ISO 9000. Rất nhiều doanh nghiệp có chứng chỉ ISO nhưng thực hiện quy trình thực tế thì khác hoàn toàn so với tiêu chuẩn hơn nữa các lãnh đạo của công ty còn không có một chút kiến thức gì về sự thay đổi quy trình làm việc của công ty.

Tiêu chuẩn ISO là một quy trình trên giấy tờ, vì không có sự ràng buộc nào một cách có hệ thống của quy trình nên sự tuân thủ quy trình khó kiểm soát được. Thế mạnh của ERP là hệ thống hóa được quy trình từ giấy tờ nên phần mềm và máy tính cụ thể, việc tuân thủ hay không tuân thủ sẽ được kiểm soát dễ dàng hơn và được phát hiện bất cứ lúc nào bảo nhà quản trị doanh nghiệp. Việc kiểm soát chặt chẽ quy trình này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được nguồn lực, tăng lợi nhuận, giảm chi phí theo sự mong muốn của cổ đông.

Việc triển khai phần mềm ERP khi đã có một quy trình chuẩn theo hệ thống ISo đôi khi cũng không hẳn là lợi thế. Vì ISO ra đời trước ERP nên nhân viên tại doanh nghiệp đã quen với hệ thống làm việc theo quy trình cũ việc cản trở đổi mới theo quy trình ERP là rất cao dẫn đên rủi ro về hệ thống ERP không có người sử dụng sẽ cao hơn. Tóm lại việc thực hiện theo ISO là không dễ, làm theo và tiến hành ứng dụng ISO vào công việc còn khó khăn hơn việc lấy chứng chỉ ISO.