Microsoft Teams là phần mềm gì và lợi ích của nó

Microsoft Teams là nền tảng cộng tác trực tuyến dành cho các nhóm doanh nghiệp được Microsoft ra mắt vào năm 2017

Khi doanh nghiệp bắt đầu đưa nhân viên vào trạng thái làm việc từ xa hoặc doanh nghiệp đang cố gắng chuyển đổi để cố gắng vận hành thật suôn sẻ khi nhân viên phải làm việc tại nhà, doanh nghiệp sẽ nhận ra những thách thức so với việc vận hành một văn phòng truyền thống.

Email không phải lúc nào cũng là công cụ tối ưu nhất để trao đổi thông tin nội bộ, đặc biệt là khi những cuộc trao đổi có trên 10 thành viên, người nhận sẽ rất dễ bị nhiễu loạn thông tin, người dùng sẽ khó tránh khỏi việc bỏ sót thông tin.

Việc trao đổi thường xuyên giữa các thành viên trong nhóm cần một công cụ chuyên biệt. Hai ứng dụng phổ biến nhất trên thị trường hiện nay là Slack và Microsoft Teams.

Mỗi ứng dụng đều có những tính năng riêng. Tuy nhiên, người dùng vẫn nghiêng về việc sử dụng nền tảng Microsoft Teams vì một số lý do:

• Tích hợp với toàn bộ ứng dụng Office 365 và Microsoft 365
• Có sẵn trong gói Microsoft 365 và Office 365, không cần tốn thêm bất kỳ chi phí
• Bao gồm video hội nghị
• Bao gồm đường dây điện thoại cá nhân, tài khoản Microsoft có thể đồng bộ trên mọi thiết bị, dễ dàng tạo và nhận cuộc gọi trên bất kỳ thiết bị.

Chi tiết các tính năng của Microsoft Teams
Dễ dàng tổ chức hội nghị trực tuyến
Với ứng dụng Microsoft Team, các tổ chức như doanh nghiệp, trường học, bệnh viện có thể dễ dàng tổ chức các cuộc họp trực tuyến, webinar. Đồng thời được hỗ trợ các tính năng nâng cao như lên lịch cho cuộc họp, ghi chú, chia sẻ màn hình, trình chiếu,…

Cách thức tham gia vào phòng họp cũng cực kỳ nhanh chóng, thành viên tham dự chỉ cẩn bấm vào được link được gửi tới địa chỉ mail là có thể tham gia.

Người dùng cũng có thể gửi ghi âm, quay video và ghi lại những hoạt động của buổi hội nghị, gia tăng trải nghiệm người dùng trên Microsoft Teams. Ngoài ra, Teams còn có tính năng cho phép ghi chú nhưng thông tin quan trọng giúp người dữ dễ dàng nắm bắt các mốc vấn đề liên quan.

Bên cạnh hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trong doanh nghiệp, tính năng trong Microsoft Teams còn cho phép tổ chức các sự kiện lớn, hội thảo, các cuộc diễn giả với quy mô lên đến 10.000 người với trải nghiệm nhất quán và chân thực.

Chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu trong Microsoft Teams
Người dùng có thể tải trực tiếp tệp từ máy tính lên Teams hoặc có thể dẫn đường link trong OneDrive lên cuộc trò chuyện. Người chia sẻ có thể thiết lập quyền truy cập cho từng thành viên để bảo mật dữ liệu. Ngoài ra, trong tính năng Microsoft Teams này, đối với từng chỉnh sửa trong file, dữ liệu chỉnh sửa sẽ tự động cập nhật với tất cả thành viên trong nhóm, tránh việc bỏ sót thông tin.

Kết nối toàn diện với hệ thống điện thoại
Khi tất cả nhân viên làm việc tại nhà hoặc ngoài phạm vi công ty, họ cần một hệ thống điện thoại riêng để có thể kết nối. Tuy nhiên, rất nhiều nhân viên không muốn sử dụng số điện thoại cá nhân vào công việc. Thay vào đó, Microsoft đã mang đến một giải pháp mới, cung cấp cho người dùng số điện thoại cá nhân với code số theo khu vực. Tất cả các thành viên trong tổ chức có thể tạo và nhận cuộc gọi.

An Ninh Dữ Liệu Tối Đa Với Bảo Mật Danh Tính
Khi công ty cho phép nhân viên làm việc từ xa, đây cũng chính là thời cơ để tin tặc và kẻ tấn công bắt đầu hành động. Doanh nghiệp sở hữu số lượng giải pháp cloud nhất định, doanh nghiệp sẽ cần quản lý thông tin đăng nhập cho từng giải pháp một. Thậm chí, ngay cả khi doanh nghiệp có thiết lập mật khẩu mạnh đi chăng nữa, hiện tượng đánh cắp dữ liệu vẫn có thể xảy ra. Multi-Factor Authentication (MFA) được hoạt động trên tất cả các tài khoản và sử dụng đăng nhập một lân cho các ứng dụng có điều kiện.

>> Xem thêm: Những tính năng phổ biến trong Microsoft Teams

Sử Dụng Microsoft Teams
Microsoft Teams cực kỳ đơn giản và thân thiện với người dùng. Người dùng sẽ rất ít thậm chí là không cần phải cài đặt. Tuy nhiên sẽ có một số lưu ý cho doanh nghiệp khi triển khai và sử dụng nền tảng này trên toàn công ty.

Có hai lựa chọn để cân nhắc:

• Phương pháp tiếp cận organic. Một doanh nghiệp có thể chọn triển khai ngay lập tức Microsoft Teams theo cách “hoàn toàn miễn phí cho tất cả mọi người”, nơi mọi người trong công ty có thể làm bất cứ điều gì họ muốn với nền tảng, việc áp dụng và sử dụng nền tảng Microsoft Teams có thể phát triển một cách tự nhiên theo nhu cầu doanh nghiệp.

• Phương pháp tiếp cận có kiểm soát. Doanh nghiệp tiếp cận Microsoft một cách có kiểm soát. Doanh nghiệp sẽ kiểm soát chặt chẽ ai có thể cài đặt và sử dụng các tính năng trong Microsoft Teams, dẫn đến một kế hoạch triển khai theo từng giai đoạn trên toàn công ty.

Các nhà quản trị có thể lựa chọn một trong hai phương pháp hoặc sử dụng phương pháp lai giữa chúng. Sự lựa chọn này phụ thuộc vào văn hóa và từng nhu cầu. Teams có thể được kiểm soát và cấu hình trực tiếp từ Teams admin centre.

Ngoài ra, các khóa đào tạo dành cho người dùng Teams có thể được tổ chức. Tuy nhiên, hiện nay, có rất nhiều tài liệu online sẽ giúp cho người dùng khai thác tối đa lợi ích của Teams. Các tài liệu này được hình thành dưới dạng file doc, video ngắn.

Các tính năng trong microsoft teams vô cùng mạnh mẽ và hữu dụng trong môi trường cộng tác. Nhờ đó mà khiến cho Teams ngày càng phổ biến hơn trên toàn thế giới. Vì Microsoft Teams nằm sẵn trong Microsoft 365 và Office 365 miễn phí, tất cả người dùng Microsoft đều có thể tận hưởng những lợi ích từ giải pháp.

Liên hệ với chúng tôi để đượcc tư vấn thêm về sản phẩm theo hotline 0936 362 158 hoặc email info@tsg.net.vn